تأثیر ساختار، محیط و فن آوری روی یادگیری سازمانی:

فایول (۱۹۸۵) معتقد است که عوامل محیطی مانند محیط زندگی، ساختار، فرهنگ و فن آوری روی یادگیری سازمانی تأثیر می گذارد. انطباق ساختارهای معین و استراتژی ها، یادگیری را تشویق می کند. استراتژی با فراهم کردن یک مرز برای تصمیم گیری و یک محیط برای درک و تفسیر محیط اطراف، روی یادگیری تأثیر می گذارد. انتخاب فرصت های استراتژیک ، بستگی به ظرفیت یادگیری سازمان دارد. مقدار اطلاعاتی که بین واحدهای سازمانی و افراد جریان دارد و رد و بدل می شود، یادگیری را تعیین می کند. ارتباط ضعیف بین افراد و واحدهای سازمانی می تواند، سه اصلی برای یادگیری و کیفیت پیشرفت باشد. فرهنگ سازمانی (عقاید، ایدئولوژی ها، ارزش ها و هنجارها) و مقدار منابع (پول و کارکنان) همچنین، تعیین کننده کمیت و کیفیت یادگیری می باشند. در اینجا تأثیرات ساختاری، محیطی و فن آوری روی یادگیری سازمانی مورد بررسی قرار می گیرد:

۲-۲۱-۱- ساختار: 

یک ساختار مکانیسمی و تمرکز یافته، تمایل به استحکام رفتارها و یادگیری های تک حلقه ای دارد، در حالی که یک ساختار تمرکز نیافته ، یادگیری دو حلقه ای را ترویج می دهد. تمرکز یافتگی ، بخش های ساختاری بیشتری را به وجود می آورد که افراد را در مورد این که برای خودشان فکر کنند و تصمیم بگیرند، حمایت نمی کند. بنابراین افراد، تصویری منسجم از کل ندارند. ساختار تمرکز یافته به نوبه خود توسعه یک سیستم فردی و کوچک را ترغیب می کند که یادگیری در آن سرکوب می شود. مکانیسم های کاملاً پیشرفته تک حلقه ای (تقویت کننده رفتارها و هنجارهای موجود) ممکن است در واقع سازمان را به مسیر اشتباه بکشاند، زیرا افراد قادر به چالش با فرضیات نهفته نمی باشند. یادگیری تک حلقه ای، مانع از رخ دادن یادگیری دوحلقه ای می شود، بنابراین برای تشویق یادگیری، سازمان ها باید از ساختارهای مکانیسمی دور شوند و منطبق با ساختارهای قابل انعطاف و ارگانیک شوند. این نیاز ، فلسفه جدیدی در مدیریت است که باز بودن و قابل انعکاس بودن را تشویق می کند و اشتباهات را می پذیرد. رهبران همانند طراحان باید کمک به ایجاد یک بنیاد محکم از اهداف و ارزش های اصلی را داشته باشند.[۲۵]آنها باید طرح ساختار سازمانی وتسهیل یادگیری سازمانی و فردی را ترویج و پرورش دهند.

نظام های پویا و فعال می توانند به عنوان ابزار آموزش در هنگام برنامه ریزی به کار رود و توسعه کیفیت می تواند، یادگیری سازمانی را تسهیل بخشد. رهبران به عنوان مربیان باید کمک کنند که افراد افکار خودشان را از واقعیت شکل دهند و به عنوان ناظران باید مفهوم و ایده ای از اهداف برای مأموریت های بزرگتر سازمان داشته باشند. رهبران باید بررسی نقطه نظرات چند گانه برای هر مشکلی را از طریق گفتگو و تصمیم گیری تشویق کنند و یادگیری دوحلقه ای را از طریق سازگاری با فرایند مشارکتی از پایین تا بالا ترویج دهند. یادگیری سازمانی همچنین نیازمند مشارکت فرآیندهای بلندمدت با بودجه و منابع کافی می باشد.

۲-۲۱-۲- محیط: 

فایول و لایلز (۱۹۹۳) اظهار دارند که بسیاری از افراد احساس می کنند، به منظور روی دادن یادگیری، سازمان ها باید خود را با محیط همگون کنند تا خلاّق و قابل رقابت باقی بمانند. اگر محیط های خارجی و داخلی پیچیده و فعال باشند یادگیری اتفاق نمی افتد. یادگیری تنها زمانی روی می دهد که تعادلی بین تغییر و ثبات باشد. یادگیری سازمان ها، رقابت را بیشتر به عنوان وسیله ای برای یادگیری مد نظرقرار می دهند تا به عنوان یک نیروی مجبور کننده، یادگیری باید در یک سازمان به عنوان نتیجه تبادلات با محیط روی دهد و این از طریق فن آوری اطلاعات قابل دستیابی است. فن آوری اطلاعات، عدم اطمینان را کاهش می دهد ودر نتیجه یادگیری افزایش می یابد. سازمان محیط را بررسی می کند و اطلاعات را از طریق دلالان یا واسطه های اطلاعات کسب می کنند. این افراد بررسی و تحقیق را با انجام فعالیت های تعبیر کننده تسهیل می سازند.

۲-۲۱-۳- فن آوری:

در این بخش تأثیر نوع خاصی از فن آوری را مورد بحث قرار می دهیم که همان سیستم اطلاعاتی است. محققان بیان دارند که فن آوری های جدید مانند ارتباطات چند رسانه ای، یادگیری به کمک کامپیوتر، اشاعه و نشر اطلاعات و آموزش، زمینه وسیعی برای تحقیق بیشتر می باشد. گرانتهام (۱۹۹۳) اظهار دارد که فن آوری برای روشن کردن فرضیات، سرعت بخشیدن به ارتباطات، استخراج دانش و به وجود آوردن ساختارهای تاریخی و نگرشی مورد استفاده قرار می گیرد. تأثیر سیستم های اطلاعاتی از دو جنبه می تواند مدنظر قرار گیرد: تأثیر مستقیم و غیر مستقیم سیستم های اطلاعاتی می توانند به طور غیر مستقیم روی یادگیری سازمانی به وسیله تأثیرگذاری روی عوامل محیطی مانند ساختارها تأثیر گذارند و بعد از آن یادگیری را تحت تأثیر قرار دهند. سیستم های اطلاعاتی ، همچنین به طور مستقیم می توانند روی فرآیندهای یادگیری سازمانی موثر باشند. افزایش دسترسی به اطلاعات به اعضاء کمک می کند که اطلاعات را تقسیم کنند و در نتیجه یادگیری افزایش یابد. این سیستم ها قادر به تولید موج جدید اطلاعات هستند، در نتیجه آگاهی و دانش را توسعه می دهند. در یک سازمان دارای اطلاعات، تمرکز کنترل از مدیران به کارکنان تغییر می کند، زیرا آنها اکنون دارای اطلاعاتی هستند که برای کارایی موثر نیازمند می باشد.[۲۶]

هابر معتقد است، زمانی که یادگیری اتفاق می افتد و تفسیرهای متفاوتی به وقوع می پیوندند، این تغییرات دامنه عملکرد بالقوه سازمانی را دگرگون می کند.درهر حال، بیشتر سیستم های اطلاعاتی، روی تفسیر و شرح اطلاعات یکسانی متمرکزند و آمادگی لازم را برای انجام چند تفسیر به طور هم زمان ندارند. در مقابل، برخی از سیستم های تولیدی برای انجام تفاسیر چندگانه آماده می شوند. در این سیستم ها به یادگیری نو و دور انداختن سیستم های منسوخ و غیر راهبردی دانش اشاره می شود.

آرجریس می گوید: فن آوری انبوه، ۱MIS یا همان مدیریت سیستم های اطلاعاتی و سیستم های کنترل

کیفیت و رسیدگی به سیستم های کنترل کیفیت برای یادگیری لازم می باشد. او می گوید که استفاده از IT 1یا فن آوری اطلاعاتی در تقویت اغلب ساختارها لازم است و این سیستم ها برای شکافتن دانشی مثمرثمر خواهد بود که توسط مدیران عالی برای بهینه سازی اجرای مدیریت به کار گرفته می شود و مدیران پایین تر و کارکنان، توانایی نظارت بر این سیستم ها را خواهند داشت. او اجرای MIS را به کمک تئوری یادگیری سازمانی مورد آزمایش مجدد قرار داد و آزمایشات و تجزیه و تحلیل های او نشان داد که بسیاری از توصیه ها برای چیره شدن به مشکلات ناکافی است.

آرجریس پیشنهاد می کند که دلایل عمیق تری درباره اجرای MIS ، مخصوصاً در زمانی که فن آوری خاصی برای حل مشکلات، ساختاری پیچیده تر در یک سازمان به کار گرفته می شود وجود دارد. او اثبات می کند که یک سازمان با توجه به وسعت آن، مأمور به یادگیری می شود که این امر موجب شناسایی مشکلات و حل آنها خواهد بود. به اعتقاد وی، بیشتر سازمان ها اغلب بدون درک این مطلب، سیستم های یادگیری را که منشأ انجام تحقیقات می باشد به وجود آورده و یادگیری سهلی را برای سیستم های اطلاعاتی در جهت انجام فعالیت های موثر شکل می دهند.[۲۷]

بر طبق تحقیقات اسپراگو۲ (۱۹۹۳) ، مدیران ارشد از ضرورت استفاده از فن آوری اطلاعات در عملیات اجرایی شرکت های خود آگاه هستند، ولی این مطلب تأثیر کمی بر مرکز تجارت مثل درآمد، سهم بازار و گسترش رفتارهای پر خطر جدید دارد. وی خاطرنشان می کند که این دیدگاه در حال تغییر است و فن آوری اطلاعات در جنبه های رقابتی تأثیر به سزایی دارد.

زیر سیستم فن آوری، حامی شبکه های فن آوری منسجم و ابزارهای اطلاعاتی است که اجازه دستیابی و مبادله اطلاعات و یادگیری را می دهد.

این سیستم شامل فرآیندهای تکنیکی، سیستم ها و ساختاری برای همکاری، آموزش، هماهنگی و سایر مهارت های دانش می باشد. سه عنصر اصلی شامل فن آوری اطلاعات، یادگیری بر پایه فن آوری و عملکرد الکترونیکی که حامی سیستم ها است، می باشد.

فن آوری اطلاعات، فن آوری بر اساس کامپیوتر است که منتهی به جمع آوری کد، فرایند، ذخیره سازی، انتقال و به کارگیری اطلاعات بین ماشین ها، افراد و سازمان ها می شود.

• فن آوری اطلاعات می تواند باعث بهبود توانایی افراد به ایجاد ارتباط با یکدیگر شود، زیرا باعث مشخص کردن منوهای شرکت و افزایش دامنه ارتباطات ممکن، فراتر از سلسله مراتب سازمانی می شود.
• فن آوری اطلاعات باعث می شود، افراد به طور مستقیم با یکدیگر از طریق زمان و فضا ارتباط داشته باشند.
• فن آوری اطلاعاعت باعث کاهش تعداد سطوح اداری مورد نیاز می شود.
• این فناوری با ایجاد ایستگاههای سیار، پایگاه های اطلاعاتی منطقی و ذخیره دانش در پایگاه های اطلاعاتی باز به جای ذخیره دانش در افکار افراد، از انعطاف پذیری بالایی برخوردار می باشد.

یادگیری بر مبنای فن آوری به آموزش چند رسانه ای صوتی، تصویری و کامپیوتری اطلاق می شود که اطلاعات و مهارت ها را خارج از محل کار ارسال، و در اختیار کاربر قرار می دهد. محیط های یادگیری در آینده می توانند مجزا (مهارت های مجزا) ، چند حسی، قابل جابه جایی (قابل انتقال میان فرهنگ ها و زبان ها) و قابل انتقال شوند.

یادگیری بر مبنای فن آوری تحت کنترل کارکنان خواهد بود، زیرا بسیاری از مشاغل پیچیده تر و نیازمند مهارت های سطح بالایی می شوند.[۲۸]

سیستم های پشتیبانی با عملکرد الکترونیکی از پایگاه های اطلاعاتی و دانش استفاده می کند تا اطلاعات را از طریق سازمان گرفته، دسته بندی و ذخیره کند. به این منظور که کارکنان با وجود حداقل کادر پشتیبانی در سریع ترین زمان ممکن به بالاترین سطح عملکرد برسند. سیستم شامل چندین جزء است، البته تنها به این موارد مربوط نمی شود، مانند آموزش متقابل، بهره وری، برنامه کاربردی نرم افزار، و سیستم های بازخوردی و خبره.

یک سیستم EPSS1 (سیستم پشتیبانی با عملکرد الکترونیکی) قادر است اعمال زیر را انجام دهد:

• به پیشرفت عملکرد شغلی فراگیران کمک کند، نه صرفاً به دانش آنها.
• چنین کمکی را به موقع، در محل و زمانی که کارکنان به آن نیازمندند، فراهم می کند.
• این سیستم دسترسی دائمی به اطلاعات، روش ها، ابزارها و مشاوران تصمیم گیری را فراهم می آورد.
• به منظور بهتر کردن مهارت های مربی و مشاور از فن آوری و دانش کامپیوتر استفاده می کند.
• دانش شغلی را افزایش و موجب بقای یادگیری می شود.
• به طور قابل ملاحظه ای زمان و هزینه آموزش را کاهش می دهد.
• باعث انعطاف پذیری مسئولیت های کارکنان می شود.
• مؤسسه را قادر می سازد تا کارکنانی را که دسترسی به آنها مشکل است را آموزش دهد.
• استفاده از مستندسازی را کاهش می دهد مانند دفترهای ثبت کاربران، ارزیابی ها و تست ها.
• استقلال و اقتدار کارکنان را افزایش می دهد.

سیستم های اجرایی پشتیبانی می توانند به طور دستی و به طور الکترونیکی به کار گرفته شوند.

سیستم های دستی شامل: مربیان، ابزارها و متن های دست نوشته هستند. EPSS، کامپیوترها را به منظور گرفتن ذخیره سازی و دسته بندی تمام اطلاعات سازمان به کار می گیرد. بر اساس گفته اسکات لوین۲، یک EPSS باید ۹ قسمت اصلی داشته باشد که شامل: ۱- پروفایل های کاری برای هر کارمند، ۲- کارایی مبتنی بر دانش کارشناسانه، ۳- راهنمایی های موجود در شبکه، ۴- کمک های شغلی و  آموزشی منسجم.

۵- سیستم ارجاعی منسجم الکترونیکی، ۶- مدارک و اسناد موجود در شبکه (شامل هر نوع اصلاحات مداومی که خود کارمندان آنها را طرح ریزی کرده اند)، ۷- سیستم کنترل کننده ارزیاب و واکنشی ۸- مرتبط بودن با برنامه کاربری خارجی ۹- اطلاعات سیستم.

یک EPSS به تنهایی قادر به کارکردن نیست، بلکه متخصصانی می بایست در دسترس باشند تا بتوانند مشاوره ای بهتر از آنچه که کامپیوتر ارائه می کند، فراهم کنند. این ترکیب نیروی انسانی و ماشین، خلاقیت را با منابع اطلاعاتی گسترده ای می آمیزد. شیوه های کاربرد فن آوری در اینجا عبارت اند از:

• تشویق کردن و توانمند نمودن همه کارکنان برای اتصال به بزرگراه اطلاعات (اینترنت).
• گسترش مراکز یادگیری بر مبنای فناوری و مراکز چند رسانه ای (عموماً برای مهارت های بر مبنای دانش موثرترند و فن آوری دو سویه قادر است در آموزش رفتاری موثرترین شیوه باشد).
• ایجاد و بسط دستورالعمل تصویری (ویدیوئی) دو سویه.
• به کارگیری فن آوری به منظور کسب دانش و نظرات مردم در داخل و خرج سازمان.
• فراگیری و توسعه توانایی ها در فن آوری مربوط به یادگیری گروهی و شخصی.
• نصب سیستم های پشتیبانی دارای عملکرد الکترونیکی.
• طرح ریزی و توسعه سیستم آموزشی منظم.
• ایجاد قابلیت ها و ایجاد فن آوری آموزشی درون سازمانی.
• توسعه و ارزیابی فن آوری به عنوان ابزار قدرتمند برای یادگیری گروهی.
• افزایش مسئولیت های فنی مدیران و امکانات مالی کارمندان.[۲۹]

۱ Management Information System

۱ Information Technology

۲ Sprague

۱ Electronic Performance Support System