مروری بر یادگیری سازمانی :

داجسون (۱۹۹۳) یادگیری سازمانی را، راه تثبیت سازمان، تکمیل و سازمان دهی دانش و موارد رایج پیرامون فعالیت ها و فرهنگ سازمان توصیف می کند. از طرفی دیگر هابر۱ (۱۹۹۱) می گوید که یادگیری در یک سازمان زمانی به وجود می آید که از طریق پردازش اطلاعات، میزان رفتار بالقوه سازمان ها تفسیر شود.

یادگیری سازمانی بیشتر شامل بخش های آموزشی فردی است. یک سازمان وقتی که اعضاء سازمان آن را ترک می کنند، توانایی های یادگیری خود را از دست نمی دهد. یادگیری سازمانی در حافظه سازمانی مشارکت دارد.به همین ترتیب سیستم یادگیری نه تنها افراد معدود، بلکه افراد زیادی را در نتیجه جمع آوری تجارب، هنجارها و داستان ها تحت تأثیر قرار می دهد. (هابر ۱۹۹۱).

یادگیری در سازمان می تواند :

• • از طریق انتشار و تسهیم دیدگاه ها، دانش و مدل های ذهنی از اعضای سازمان روی دهد.
  • بر اساس دانش و تجربه گذشته باشد که بستگی به مکانیسم های سازمانی (سیاست ها، استراتژی ها، مدل های واضح و …) دارد. هرچند یادگیری سازمان ها از طریق افراد و گروه ها شکل می گیرد،فرایند یادگیری تحت تأثیر مجموعه گسترده تری از متغیرها نیز می باشد (مارکورات،۱۹۹۶:۳). امروزه بسیاری از مدیران ارشد به بهبود و پیشرفت یادگیری در سازمان های خود متقاعد شده اند. این آگاهی در مورد بهبود یادگیری از چند سؤال نشأت گرفته است :

ویژگی های یک سازمان یادگیرنده خوب چگونه تعیین می شود؟ سازمان ها چگونه یادگیری خود را بهبود می بخشند؟

یکی از قسمت های مهم این است که سازمان ها همواره همانطور که تولید می کنند می آموزند. یادگیری به اندازه یک وظیفه در تولید و ارائه کالاها و خدمات مؤثر می باشد. البته سازمان ها نباید سرعت و کیفیت تولید خود را قربانی یادگیری کنند، بلکه باید به سیستم های تولیدی به عنوان سیستم های یادگیری توجه نمایند.

۲-۲- هابر(۱۹۹۱) فرایند وساختارهای یادگیری در سازمان ها را این گونه توصیف می کند :

• کسب دانش۲ :

یادگیری سازمانی زمانی رخ می دهد که پایه ای از دانش سازمانی را ایجاد کنیم. پایه های دانش با کسب، ذخیره سازی و تفسیر اطلاعات در داخل و خارج سازمان ایجاد می شود.

کاربردهای استراتژیک سیستم های اطلاعاتی برای استفاده از دانش به دو شکل می باشد : توانایی برای شبیه سازی دانش از خارج سازمان (مثل سیستم های رقابتی هوش برای کسب اطلاعات از سایر شرکت ها با صنعت مشابه)، و توانایی ایجاد دانش جدید از طریق تفسیر، ساخت مجدد و اطلاعات بدست آمده جدید (مثل سیستم های اطلاعاتی جدید).

یادگیری تنها در نتیجه استفاده اطلاعات خارج از سازمان رخ نمی دهد بلکه در نتیجه تنظیم دوباره اطلاعات موجود، اصلاح ساختارهای اطلاعاتی، و اصلاح و ساخت تئوری ها رخ می دهد. برای استفاده از دانش، همچنین می توان از سیستم های بررسی محیط اطلاع رسانی و فیلترهای هوش استفاده نمود.

• توزیع اطلاعات۱ :

توزیع و انتشار اطلاعات اشاره به فرآیندی دارد که یک سازمان، اطلاعات را بین واحدها و اعضا تقسیم می کند و به این وسیله آموزش را توسعه می دهد و دانش و یا درک جدیدی را ایجاد می کند. دانش به شکل اطلاعات، نامه ها، یادداشت ها، مکالمه های غیررسمی و گزارشات جمع آوری شده و توزیع می گردد. علاوه بر اشکال سنتی توزیع اطلاعات از قبیل تلفن،پست تصویری، ملاقات رو در رو، یادداشت ها، سیستم های ارتباط رسانه ای-کامپیوتری از قبیل پست الکترونیکی، بولتن ها، سیستم های کنفرانس کامپیوتری، سیستم های دیدار الکترونیکی، سیستم های تحویل سند و سیستم های مدیریت جریان کار می توانند توزیع اطلاعات را تسهیل کنند. بررسی ها نشان داده اند که این چنین سیستم های مشارکت را افزایش می دهند و منتج به کیفیت بهتر تصمیم گیری ها می شوند، زیرا تصمیمات بر مبنای توافق اتخاذ می شوند نه براساس سلطه گری. (هیلتز،۱۹۹۳)

این سیستم ها با نام سیستم های گروه افزاری یا تشریک مساعی۲، باعث ایجاد و توزیع مشترک تجربیات و بینش ها می شود. این سیستم ها همچنین مکانیسم های بازنگری و بازخورد در میان اعضای یک تیم را حمایت می کنند. از این رو، آنها نه فقط ارتباطات را تقویت می کنند بلکه تشریک مساعی را نیز حمایت می کنند. رشد این چنین سیستم های اطلاعاتی فعال، منتج به تفسیر اطلاعات و درک بیشتر می شود. به علاوه سیستم های گروه افزاری، مشارکت یکسان در کلیه سطوح را فعال می سازد و از یادگیری اعضا از یکدیگر به طور همزمان حمایت می کند (برخلاف سیستم های یادگیری سنتی۳که معمولاً از بالا به پایین و زمان بر هستند) که به موجب آن چرخه یادگیری کاهش می یابد. حسابگرهای گروهی و سیستم های مدیریت جریان کار می توانند به تضمین مشارکت به هنگام اعضاء در روش یادگیری کمک نمایند.

امروزه سیستم های چند رسانه ای، به عنوان طبقه جدید سیستم های مدیریت اطلاعات پیچیده ظهور کرده اند که ارتباط با یکدیگر و توزیع اطلاعات از طریق رسانه های مختلف را به همراه دارند (گرشمن۱ ۱۹۹۳ ).

کاربرد موفقیت آمیز این چنین سیستم های یادگیری فوق رسانه ای را در شرکت مشاوره آندرسن گزارش کرده اند. ظهور فناوری هایی از قبیل Word Wide Web (برمبنای مفهوم فوق رسانه) اعضای سازمان را قادر می سازد با اسناد چند رسانه ای به صورت تمام وقت و در تمامی مناطق و در هر فاصله، داخل و خارج سازمان در ارتباط باشند. این فناوری، یادگیری بیشتر و درک مسائل داخلی و خارجی را ارتقاء و پیشرفت می دهد.

هیلتز و همکارانش (۱۹۹۱) نیز کاربرد فوق رسانه ای مبنی بر تشریک مساعی را برای ارائه به گروه ها در جهت توانایی ارتباط بیشتر زیاد واحدهای اطلاعاتی به روش دینامیک (پویا) توصیه کرده اند. این چنین سیستم هایی در تشخیص، درک، تعریف، بررسی، ارزشیابی و حل مشکل گروهی مشهود می باشند. غالباً یک واحد سازمانی ممکن است در جستجوی اطلاعاتی باشد که نداند از کجا چنین اطلاعاتی را بیابد، در حالی که واحدی دیگر اطلاعاتی باشد و ممکن است نداند چه کسی امکان دارد از این اطلاعات بهره ببرد. می توان به وسیله یک سرویس جایگزینی متخصص و با یک لیست توزیع الکترونیکی گسترده از افراد، مناطق کارشناسی آنها و پروژه هایی که آنها معمولاً روی آن کار می کنند، تسهیل سازی کرد. پست الکترونیکی نیز در این خصوص می تواند کمک کند که در اینجا می توان یک اشاعه را به تمام سازمان فرستاد و محل هایی را که می توان این چنین اطلاعاتی را یافت، درخواست کرد. گردآوری اطلاعات از این واحدهای سازمانی نه فقط موجب اطلاعات جدید می شود، بلکه موجب درک و تفاهیم جدید نیز می گردد.

• تفسیر اطلاعات۱ :

تفسیر اطلاعات فرآیندی است که به صورت اطلاعات توزیع شده با یک یا چند معنی قابل درک ارائه می شود. معنی کردن یا شکل دهی مفاهیم و اطلاعات به وسیله داجسون، دانش رویه ای۲، نامیده شده است.

از طرفی هابر بیان دارد که فرد یا گروه، ساختار فکری قبلی دارند که تعابیر آنها از اطلاعات را شکل می دهد.

این ساختار فکری به گونه ای است که برای هر مدل، یک ورودی به ذهن به کار گرفته می شود و دانش معناداری را که بتوان ذخیره کرد شکل می دهد. عکس العمل بین مدل های ذهنی ذخیره شده و تعابیر آنها برای درک چگونگی یادگیری، مهم می باشند. یادگیری گسترده تر زمانی روی می دهد که تفاسیر بیشتری مورد استفاده قرار گیرند. بسیاری از مواقع، فرایند تصمیم گیری به طور کامل در سازمان انجام نمی شود بلکه فقط نقطه پایانی یا نتایج فرایند مشخص می شود.

وقتی اطلاعاتی درباره تصمیمات عقلانی موجود لازم باشد، این چنین اطلاعاتی ممکن است در زمان بعدی به طور کامل قابل دسترسی نباشد. توانایی بازنگری و سؤال درباره تصمیمات عقلانی اتخاذ شده، مبنای یادگیری دو حلقه ای است.

سیستم های حمایتی تصمیم گیری و سیستم های اطلاعاتی موضوع گرانه فقط می توانند ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات در فرایند تصمیم گیری را حمایت کنند، بلکه خود فرایند و نتایج آن را نیز می توانند حمایت نمایند. از این می توان به عنوان ابزاری برای پیشرفت یادگیری و آگاهی میان افراد و گروه ها استفاده کرد. این روش، از تصمیم گیری بدیهی و مسلم اعضاء جلوگیری می کند. سیستم های اطلاعاتی می توانند به ایجاد لابراتورهای آموزشی کمک کنند، بدین صورت که می توانند، مدل هایی در مقیاس کوچک از موقعیت های زندگی واقعی بسازد.

یادگیری سازمانی هنگامی اتفاق می افتد که سازمان ها، فعالیت های تفسیر اطلاعات را به عهده گیرند. سازمان ها هنگام تعامل با محیط با عدم اطمینان و ابهام روبرو می شوند. عدم اطمینان با حصول و پردازش اطلاعات بیشتر کاهش می یابد در حالی که ابهام با انجام تصمیمات و ملاقات رو در رو کاهش می یابد. این است که هرچه رسانه پربار تر باشد، درک اطلاعات بهتر می شود. امروزه با سیستم های کنفرانس چند رسانه ای می توان رو در رو را شبیه سازی کرد این سیستم در حالی که کارکنان در صندلی های راحتی در محل کارشان نشسته اند، اعضای واحد دیگر سازمان را برای تشریک مساعی فعال و توانا می کنند.

این چنین سیستم هایی نیز ارسال زنده ویدیوئی و مباحث هم زمان (مستقیم) را فعال سازی می کند. (دفت۱، ۱۹۸۶)

• حافظه سازمانی :

حافظه سازمانی اشاره به مخزنی دارد که در آن اطلاعات برای استفاده های بعدی ذخیره می شوند. تصمیم گیرندگان نه فقط داده ها و اطلاعات، بلکه اطلاعات ناچیز را نیز ذخیره می کنند. این اطلاعات ناچیز می توانند به شکل تجربه ها، مهارت ها، ارتباطات و … باشند. حافظه سازمانی نقش بسیار حیاتی در یادگیری سازمان ایفا می کند. هر دو جنبه، قابل استفاده بودن و عملی بودن یادگیری ها، بستگی به مؤثر بودن حافظه سازمان دارد و اصلی ترین چالش برای سازمان ها در تفسیر اطلاعات، به وجود آوردن حافظه سازمانی است که به سادگی قابل دسترس می باشد. حافظه سازمانی می تواند شامل داده های ارقامی۳ مثل اعداد، افراد و قوانین باشد و یا شامل اطلاعات ملموس۴ مانند دانش تاکتیکی، تخصص، تجربه، وقایع بحرانی، داستان ها، تصنعات و بررسی جزئیات در تصمیمات استراتژیکی باشد. ما به روش هایی برای ذخیره سازی و بازیابی هر دو نمونه اطلاعات نیاز داریم. بیشتر سازمان ها، نمونه های مختلفی از سیستم های اطلاعاتی را دارا هستند از قبیل : سیستم های کنترل بودجه ای، سیستم های بودجه ای و سیستم های اداری برای ذخیره و بازیابی داده های ارقامی، اما سیستم های مشابه برای ضبط اطلاعات ملموس وجود ندارد. براون۱ (۱۹۹۱) اعتقاد دارد که ایده های به وجود آمده توسط کارکنان در طی کارشان به ندرت به صورت تجربیات کوچک شکل می گیرند. یادگیری بیشتر در سازمان زمانی می تواند رخ دهد که این تجربیات به طور الکترونیکی به عنوان مرجع در آینده ذخیره شوند.

مشارکت چندرسانه ای در سیستم های اطلاعاتی سازمانی برای مدیریت اعضای سازمان و به موجب آن کاهش عدم اطمینان و ابهام، ضروری می باشد. سیستم های اطلاعات چند رسانه ای در مناطقی سودمند هستند که با بدنه های اطلاعاتی کاملاً مرتبط و پیچیده سر و کار داشته باشند. این سیستم ها همراه با سیستم های بازیابی کامل متن و سیستم های مدیریت اسناد می تواند به ذخیره و بازیابی میزان زیاد اطلاعات سازمانی با بهره گرفتن از امکانات دستیابی مدرن کمک نماید.

این سیستم ها، یادگیری سازمانی را با هماهنگی افراد و گروه ها، فعال سازی می کند (ایساکو تیز ۱۹۹۱). فناوری های نوخاسته از قبیل انتشار شبکه اینترنت و ابر بزرگراه اطلاعاتی می تواند ایجاد این چنین حافظه های سازمانی را تسهیل کند. با این ابزار نه فقط می توان اطلاعات رسمی از قبیل راهنماهای آموزشی، کتاب های راهنمای کارکنان، مواد آموزشی و … ، بلکه اطلاعات غیر رسمی از قبیل دانش فنی کارشناسی و تجربیات را ضبط کرد. این امر بیشتر اوقات در سازمان ها نادیده گرفته می شود. در هر حال کسب این اطلاعات رسمی یا روش غیر متعارف، کلید و راهنمای یادگیری آموزشی است.

برآیند مبنای اطلاعاتی می تواند به عنوان حافظه گروهی۲ یا هوش جمعی اعمل شود. تشویق اعضا برای این چنین مشارکت اطلاعاتی که به صورت الکترونیکی ذخیره می شود ممکن است یک وظیفه خطیر و مشکل باشد زیرا ممکن است آنها به خاطر ترس از دست دادن دوره رقابتی خود، تمایل به از دست دادن اطلاعات با ارزش خود نداشته باشند. اولین مرحله در جهت از بین بردن این چنین ایهاماتی، دارا بودن یک جو انعطاف پذیر و آزاد سازمانی است.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت حافظه سازمانی می تواند دقت، فراخوانی مجدد، تکمیل، صحت، بازخورد و بازنگری را افزایش دهد و به مراتب بهتر از مؤلفه های انسانی در حافظه سازمان جا بگیرد. واضح است که حافظه سازمانی بر ذهن افراد و فناوری اطلاعات تأثیرگذار است (هابر، ۱۹۹۱). فرایند یادگیری سازمانی در شکل ۱-۲ قابل مشاهده می باشد.

تکنولوژی اطلاعاتی         مبنای تفسیر                                                                    بین واحد                       داخلی

ذهن افراد                          روش تفسیر                   بین افراد                    خارجی

نمودار ۲-۱- فرایند یادگیری سازمانی

۱ Huber

۱ Edwin

۲  schooling

۱ distribution of information

 ۲ collaborate

۳ traditional learning

۱ Gershman

۱ detailed information

۲ procedural knowledge

۱ Deft

۲ institutional memory

۳ hard data

۴ soft information

۱ Brovn