مزایای استفاده از سیستم مکانیزه

سیستم مکانیزه راهکار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان در زمان دسترسی، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیارمفیدی ایجاد نمود.

به کارگیری چنین سیستمی علاوه برغلبه بر مشکلات سیستم های غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کارسریعتر و شفاف تر وساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود. برخی رئوس مزایای استفاده از این سیستم اتومایسیون اداری مناسب ذیلاً ذکر شده است:

• صرفه جویی زمان در انجام چرخه ها وتعاملات اداری و دریافتی سریع پاسخ ها و ارجاعات.
• دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار.
• حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ، و…..)
• صرفه جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی.
• ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر.
• استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحتر به اطلاعات موردنظر.
• تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحتر نظارت وسیاست های سازمان.
• افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری.

۹-دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان.

۱۰-ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر.

۱۱-دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE.

۱۲-دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز به صورت همزمان توسط افراد مختلف.

۱۳-ایجادموقعیتی برای بهینه سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه ای سازمان.

۱۴-فرهنگ سازی در راستای بهینه از ابزار ITدر سازمان.

۱۵-مدیریت بر گردش کار مکتوبات و مستندات.

۱۶-  به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل در دسترسی برای کاربران مجاز. (علینقی پور، حجت وصمدی، اسماعیل، ۱۳۸۹، ص۸).

۱۰-۱-۲ مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری

اگرواقع بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم این سیستم علی رغم محسنات بسیاردارای مشکلات خاص خوددر راستای پیاده سازی می باشد.بر اثر تحولی که در سیستم اداری هر سازمان ایجادمی شود،معمولا مواردی بروز می نمایدکه ذیلا به رئوس کلی آن اشاره می گردد :

۱-ناآشنایی محیط های نرم افزاری برای برخی از کاربران و راحتی و ملموس بودن استفاده از کاغذ به صورت سنتی.

۲-نیاز به درجه هایی از آگاهی فنی در میان کاربران سیستم.

۳-زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان.

۴-پیچیده تر شدن مشکلات به علت استفاده از ابزار مدرن تر.

۵-نیاز به بستر سخت افزاری و شبکه مناسب و کارآ ونیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم.

۶-نیاز به صرف هزینه (سخت افزار ، نرم افزار و پشتیبانی بی وقفه)

۷-افزایش توقعات پرسنل در اثر ارتقاء فن آوری و نیاز به تغییر استانداردها(همان منبع،ص۹).

۱۱-۱-۲قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری

• امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم
• امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها.
• ایجادچارت سازمانی و امکان معرفی پست هاسازمانی وزیر سیستم های آنها.
• تعیین محدوده دسترسی برای هر یک از کاربران بنا به سیاست سازمان.
• ثبت پیش نویس نامه.
• امکان پیگیری کلیه مکاتبات اداری و نامه های ارجاع شده و اطلاق از این که نامه مشاهده، اقدام و انجام شده است یا خیر.
• امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های انجام شده روی آن نامه.
• ارجاع نامه به همراه پاراف متنی و استفاده از قلم نوری در نامه های وارده.
• ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع.
• نمایش گردش نامه ومشخص نمودن آخرین وضعیت نامه.
• ارسال نامه به همراه فایل های پیوست با هر نوع فرمت وهرمقدارحجم.
• امکان ایجادکارتابل برای هر یک از اعضاء.
• تعریف کاربران مختلف به همراه سطح دسترسی مخصوص برای آنها.
• امکان ذخیره سازی نامه در پرونده های مربوطه.
• آلارم متنی وصوتی برای کلیه نامه ها و پیام های جدید.
• تعریف رده بندب امنیتی نامه مانندعادی،محرمانه،سری و….
• امکان ارسال و دریافت پیام در سطح سازمانی و الصاق پیوست های چند رسانه ای.
• سررسید برای هر کاربر و امکان یادآوری یادداشت ها.
• امکان جستجوی پیشرفته بر اساس هر یک از فیلدهای اطلاعاتی.
• معرفی جانشین برای هر یک از پست های سازمانی.
• ایجاد دعوت به جلسه در سطح بخشی از سازمان و نیز صورت جلسات به صورت نامه.
• تابلو اعلانات برای کل پرسنل.
• دفتر تلفن شخصی یادداشت برای هر کاربر.
• امکان ایجاد فضای ورود نامه،صادره و داخلی.
• امکان تعریف عبارات پرکاربرد برای درج کلمات تکراری در پاراف و اقدام بر روی نامه.
• امکان تعیین رونوشت برای نامه.
• اضافه کردن نامه های مرتبط به نامه برای نامه های عطف ،پیرو، بازگشت و…
• تایپ نامه توسط ویرایشگروMS WORD2003 و۲۰۰۷و۲۰۱۰٫
• امکان رویت مشخصات نامه با جابه جایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه.
• امکان تعریف گروه های سازمانی.
• امکان پاراف نامه.
• میزکار برای هر کاربر.
• اضافه کردن برنامه های پرکاربرد ویندوز داخل سیستم.
• انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل انتخاب داخل چارت سازمانی، انتخاب از لیست افراد سازمان، کسانی که اخیراً برای آنها نامه ارسال کردیم ویاگروه های کاربری تعریف شده.
• امکان تعریف الگوی های مختلف نامه برای هر یک از انواع نامه (داخلی، عمومی، صادره و وارده)متناسب با نیاز هر سازمان.
• امکان تعریف سربرگ هر شرکت در سیستم برای گردش نامه ها بر روی سربرگ شرکت به همراه لوگوی شرکت.
• امکان تعریف کلیه فرم های درون سازمانی با امکان گردش گیری در نهایت بایگانی در پرونده مربوطه.
• تعریف الکترونیکی فرم های ارجاع کار، فرم درخواست مرخصی، فرم صورت جلسه، اضافه کار و کلیه فرم های دیگری که در هر سازمان وجود دارد.
• امکان تعریف فرمول شماره اندیکاتور به صورت دلخواه برای هر نوع نامه و یا بخش های مختلف سازمان.
• امکان تعریف شماره اندیکاتور برای هر واحدبه صورت مجزا.
• بایگانی الکترونیکی(طبقه بندی نامه و مراسلات ارجاع شده به قسمت بایگانی در پرونده).
• ثبت تصویر (اسکن نامه)
• چرخش نامه بین واحدهای مختلف سازمانی جهت بررسی.
• امکان استفاده از قلم نوری به منظور هامش در نامه های وارده.
• تعریف ساختار سازمانی و پست ها، گروه بندی پرونده های عمومی و بایگانی.
• امکان تعریف انواع دبیرخانه، بایگانی، کارتابل و انواع ارجاعات با دسترسی های متفاوت.
• تعریف تقویم کاری و مناسبت های مختلف.
• تعریف سطح دسترسی و امنیت سیستم بر اساس مسولیت و پست سازمانی.
• صندوق پیام ها برای مشاهده پیام های دریافتی.
• ایجاد ومشاهده کارتابل نامه، پیگیری نامه هاو نامه های ارسال نشده
• تعریف انواع اولویت مکاتباتی(عادی، فوری، خیلی فوری و…)
• مشاهده درختواره گردش نامه و آخرین وضعیت آن با توجه به دسترسی های مجاز(tracing)
• ثبت و کنترل اقدامات انجام شده بر روی نامه.
• ثبت تاریخ و ساعت عملیات انجام شده بر روی نامه(ارجاع، مشاهده،ا قدام و…)
• تعریف جانشین برای سمت های سازمانی.
• به گردش انداختن نامه های بایگانی شده.
• چاپ مشخصات فرستنده و گیرنده بر روی label.
• چاپ مشخصات گیرنده بر روی پاکت نامه
• وجود میز کار برای هر کاربر.
• محیط کاربر پسند.
• راهنمای فارسی آموزش سیستم.
• زمان و استفاده بهینه از منابع بویژه نیروی انسانی.
• تعیین جانشین برای هر یک از سمت های سیستم وایجادسطوح دسترسی.
• تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه.
• استفاده از تمامی قابلیت های ویرایشگرMicrosoft Word بطور مستقیم از داخل سیستم.
• دریافت و ارسال انواع فایل و پیام جهت انجام امور شخصی یا روان سازی امور اداری.
• متمایز کردن نامه های مشاهده شده و مشاهده نشده.
• متمایز کردن نامه های اقدام شده و اقدام نشده.
• بایگانی نامه های دریافتی و ارسالی در پرونده های الکترونیکی.
• مشاهده سوابق و ارجاعات و پاراف های انجام شده بر روی یک نامه.
• امکان مشاهده وضعیت نامه، پیگیری نامه پس از ارجاعات مختلف
• کنترل سطح دسترسی کاربران هنگام ارجاع نامه.
• امکان ارسال گروهی نامه.
• امکان ارجاع گروهی نامه(ارجاع همزمان به چند نفر)
• امکان اخذ گزارشات و فراخوانی آن.
• گزارش گیری از نامه هایی که ثبت شده ولی هنوز ارسال نشده.
• گزارش از نامه های موجوددر پرونده های مختلف در بازه های زمانی مختلف.
• گزارش از لیست نامه های دریافتی اقدام نشده برای هر کاربر.
• گزارش از لیست نامه های دریافتی از کارتابل های مختلف.
• قابل اجرا در کلیه سیستم عامل هایwin8،win7 ، xp،vista ، ۲۰۰۸ .۲۰۱۲
• تهیه نسخه پشتیبان[۱] به صورت دوره ای و اتوماتیک.
• با قابلیت تبدیل شدن سیستم به زبان های انگلیسی، عربی، آلمانی، فرانسوی و ایتالیایی قبول سفارش به زبان های دیگر.(علینقی پور،حجت و صمدی، اسماعیل، ۱۳۸۹، ص ۴۸-۴۳)