سیستم های اطلاعات مدیریت[۱]

سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات، سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از فرایند تصمیم گیری پشتیبانی را برعهده دارد و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند. سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی متشکل است مجموعه افراد، دستورالعمل ها، داده ها، سخت افزارها و نرم افزارکه به جمع آوری، ثبت ،پردازش ارتباط داده ها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی می پردازد.این تعریف به چند مورد اشاره دارد:

• سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد.
• هدف از سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از عملیات تصمیم است.
• محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، مدیریت، اطلاعات سیستم های سازمان است.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۴۵).

 

۶-۱-۲فناوری اطلاعات[۲]

فناوری اطلاعات رامی توان به عنوان “فناوری محاسباتی و ارتباطات راه دور که امکانات خودکار استفاده از اطلاعات را فراهم می کنند “تعریف کرد.(هیکز[۳]،۱۹۹۸،۱۷)

فناوری اطلاعات در قالب امکاناتی که به سازمان ارائه می کند؛ تعریف شده است ازقبیل: کامپیوتر، کاربردهای نرم افزاری و ارتباطات دور برد در جهت انتقال داده، ازاطلاعات و دانش به افراد و فرآیندها.

مدت زمان طولانی، مهندسین صنعتی، فناوری اطلاعات، را به عنوان ابزار تحلیلی و مدلسازی مورد استفاده قرار می دادند. کاربردهای رایج فناوری اطلاعات در تولید شامل برنامه ریزی   محصول و کنترل، مدلسازی فرآیندها، سیستم های اطلاعاتی عمده مدیریت و امور پشتیبانی است.(عطاران،۲۰۰۳،ص۴۴۰).

اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی به کار می رود که ما درضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگرافها و سایر ابزارهای ارتباط از راه دور، همچنین فناوری های قدیمی که بایگانی اسناد، ماشین های محاسباتی، مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می گیرد.(توربان[۴]،۱۹۹۶، ص۱۵) .

با وجود این تعاریف متعدد، گاه فنآوری اطلاعات و ارتباطات مدنظر است وگاه نیز میان این دو تفاوت قائل می شوند.اما به طور کلی می توان این تعاریف را به دو دسته تقسیم نمود:

• تعریف فنی: در این دیدگاه منظور ازIT همان زیرساخت ها و فناوری های سخت افزاری ،ارتباطی و نرم افزارهای تولیدو پردازش داده ها می باشد.
• تعرف با دید سیستم های اطلاعاتی: در این تعریف فناوری اطلاعات عبارت است ((مجموعه منابع فنی و سخت افزاری و نرم افزاری، ارتباطی و اطلاعاتی، انسانی، مدیریتی، سیستمی که برای تولید، پردازش، توزیع و به کارگیری اطلاعات استفاده می شود))(چکلندوهالول[۵]،۱۹۹۸ ،ص ۸۹).در ادامه هر جا صحبت از فنآوری اطلاعات شد،تعریف دوم مد نظرما خواهدبود.

۷-۱-۲کاربردهای فنآوری اطلاعات در سازمان

فناوری اطلاعات در سازمان ها، کاربردهای متعددی دارند.امروزه بسیاری از فعالیت های سازمانی با بهره گرفتن از فنآوری های اطلاعات صورت می گیرد.این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنها می شود.گسترش بکارگیری فنآوریهای اطلاعاتی در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فنآوری های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها اگر غیرممکن نباشد،با دشواری روبرو بوده و سطح کارآئی به طور بارزی کاهش می یابد.کاربردهای فنآوری اطلاعات به نظر اکثرصاحبنظران به سه گونه عمده"کاربردعملیاتی"، “کاربرداطلاعاتی"، “کاربرد استراتژیک"تقسیم می شوند، که هر سازمانی با توجه خود، ترکیبی از آنها را به کار می گیرد. (بارلینگیم[۶]،۱۹۶۱ ،ص۱۲۱).

 

             جدول۱-۱-۲کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان(همان منبع،ص۲۱)

کاربرد عملیاتی	کنترل موجودی-نگهداری و تعمیرات-حسابداری مالی-خرید-کنترل تجهیزات-کنترل حسابها-کارگزینی-متن نگاری-کنترل پروژه-سایرموارد
کاربرد اطلاعاتی	برنامه ریزی-آموزش-تحقیقات بازاریابی-تحقیق و توسعه-تحقیق در عملیات-تشکیلات و روش ها-روابط عمومی-حمل ونقل-پیش بینی فروش-مدارک پرسنلی-دفترداری-تحلیل ریسک-سایرموارد

 

۸-۱-۲ مشکلات دبیرخانه سنتی

مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح ذیل است:

۱- نگهداری و انجام دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیادمستلزم سیستمی دیگرو نیروی انسانی دیگر است.

۲- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله ودر نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر ومستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه به کار گیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کار آیی آن است.

۳- امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد، به ویژه در زمان جابه جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.

۴- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.

۵- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و….

۶- اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.

۷- طولانی شدن فرایند جستجوی نامه در خیل عظیم از بایگانی ها (وقت و نیروی انسانی).

۸- هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها .

۹- هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.

۱۰- امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده است تا در مواردضروری با انجام اقدام های تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود).

۱۱- عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتکا.

۱۲- عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارش های واحد های مختلف در مورد انجام فعالیت ها.(علینقی پور حجت،صمدی اسماعیل ،۱۳۸۹،ص۷-۶).

[۱] .manigment information system

[۲] .information tecknology

[۳] .Heeks

[۴] .Turban

[۵] .Chekland & Holwell

مزایای استفاده از سیستم مکانیزه

سیستم مکانیزه راهکار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان در زمان دسترسی، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیارمفیدی ایجاد نمود.

به کارگیری چنین سیستمی علاوه برغلبه بر مشکلات سیستم های غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کارسریعتر و شفاف تر وساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود. برخی رئوس مزایای استفاده از این سیستم اتومایسیون اداری مناسب ذیلاً ذکر شده است:

• صرفه جویی زمان در انجام چرخه ها وتعاملات اداری و دریافتی سریع پاسخ ها و ارجاعات.
• دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار.
• حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ، و…..)
• صرفه جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی.
• ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر.
• استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحتر به اطلاعات موردنظر.
• تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحتر نظارت وسیاست های سازمان.
• افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری.

۹-دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان.

۱۰-ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر.

۱۱-دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE.

۱۲-دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز به صورت همزمان توسط افراد مختلف.

۱۳-ایجادموقعیتی برای بهینه سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه ای سازمان.

۱۴-فرهنگ سازی در راستای بهینه از ابزار ITدر سازمان.

۱۵-مدیریت بر گردش کار مکتوبات و مستندات.

۱۶-  به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل در دسترسی برای کاربران مجاز. (علینقی پور، حجت وصمدی، اسماعیل، ۱۳۸۹، ص۸).

۱۰-۱-۲ مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری

اگرواقع بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم این سیستم علی رغم محسنات بسیاردارای مشکلات خاص خوددر راستای پیاده سازی می باشد.بر اثر تحولی که در سیستم اداری هر سازمان ایجادمی شود،معمولا مواردی بروز می نمایدکه ذیلا به رئوس کلی آن اشاره می گردد :

۱-ناآشنایی محیط های نرم افزاری برای برخی از کاربران و راحتی و ملموس بودن استفاده از کاغذ به صورت سنتی.

۲-نیاز به درجه هایی از آگاهی فنی در میان کاربران سیستم.

۳-زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان.

۴-پیچیده تر شدن مشکلات به علت استفاده از ابزار مدرن تر.

۵-نیاز به بستر سخت افزاری و شبکه مناسب و کارآ ونیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم.

۶-نیاز به صرف هزینه (سخت افزار ، نرم افزار و پشتیبانی بی وقفه)

۷-افزایش توقعات پرسنل در اثر ارتقاء فن آوری و نیاز به تغییر استانداردها(همان منبع،ص۹).

۱۱-۱-۲قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری

• امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم
• امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها.
• ایجادچارت سازمانی و امکان معرفی پست هاسازمانی وزیر سیستم های آنها.
• تعیین محدوده دسترسی برای هر یک از کاربران بنا به سیاست سازمان.
• ثبت پیش نویس نامه.
• امکان پیگیری کلیه مکاتبات اداری و نامه های ارجاع شده و اطلاق از این که نامه مشاهده، اقدام و انجام شده است یا خیر.
• امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های انجام شده روی آن نامه.
• ارجاع نامه به همراه پاراف متنی و استفاده از قلم نوری در نامه های وارده.
• ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع.
• نمایش گردش نامه ومشخص نمودن آخرین وضعیت نامه.
• ارسال نامه به همراه فایل های پیوست با هر نوع فرمت وهرمقدارحجم.
• امکان ایجادکارتابل برای هر یک از اعضاء.
• تعریف کاربران مختلف به همراه سطح دسترسی مخصوص برای آنها.
• امکان ذخیره سازی نامه در پرونده های مربوطه.
• آلارم متنی وصوتی برای کلیه نامه ها و پیام های جدید.
• تعریف رده بندب امنیتی نامه مانندعادی،محرمانه،سری و….
• امکان ارسال و دریافت پیام در سطح سازمانی و الصاق پیوست های چند رسانه ای.
• سررسید برای هر کاربر و امکان یادآوری یادداشت ها.
• امکان جستجوی پیشرفته بر اساس هر یک از فیلدهای اطلاعاتی.
• معرفی جانشین برای هر یک از پست های سازمانی.
• ایجاد دعوت به جلسه در سطح بخشی از سازمان و نیز صورت جلسات به صورت نامه.
• تابلو اعلانات برای کل پرسنل.
• دفتر تلفن شخصی یادداشت برای هر کاربر.
• امکان ایجاد فضای ورود نامه،صادره و داخلی.
• امکان تعریف عبارات پرکاربرد برای درج کلمات تکراری در پاراف و اقدام بر روی نامه.
• امکان تعیین رونوشت برای نامه.
• اضافه کردن نامه های مرتبط به نامه برای نامه های عطف ،پیرو، بازگشت و…
• تایپ نامه توسط ویرایشگروMS WORD2003 و۲۰۰۷و۲۰۱۰٫
• امکان رویت مشخصات نامه با جابه جایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه.
• امکان تعریف گروه های سازمانی.
• امکان پاراف نامه.
• میزکار برای هر کاربر.
• اضافه کردن برنامه های پرکاربرد ویندوز داخل سیستم.
• انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل انتخاب داخل چارت سازمانی، انتخاب از لیست افراد سازمان، کسانی که اخیراً برای آنها نامه ارسال کردیم ویاگروه های کاربری تعریف شده.
• امکان تعریف الگوی های مختلف نامه برای هر یک از انواع نامه (داخلی، عمومی، صادره و وارده)متناسب با نیاز هر سازمان.
• امکان تعریف سربرگ هر شرکت در سیستم برای گردش نامه ها بر روی سربرگ شرکت به همراه لوگوی شرکت.
• امکان تعریف کلیه فرم های درون سازمانی با امکان گردش گیری در نهایت بایگانی در پرونده مربوطه.
• تعریف الکترونیکی فرم های ارجاع کار، فرم درخواست مرخصی، فرم صورت جلسه، اضافه کار و کلیه فرم های دیگری که در هر سازمان وجود دارد.
• امکان تعریف فرمول شماره اندیکاتور به صورت دلخواه برای هر نوع نامه و یا بخش های مختلف سازمان.
• امکان تعریف شماره اندیکاتور برای هر واحدبه صورت مجزا.
• بایگانی الکترونیکی(طبقه بندی نامه و مراسلات ارجاع شده به قسمت بایگانی در پرونده).
• ثبت تصویر (اسکن نامه)
• چرخش نامه بین واحدهای مختلف سازمانی جهت بررسی.
• امکان استفاده از قلم نوری به منظور هامش در نامه های وارده.
• تعریف ساختار سازمانی و پست ها، گروه بندی پرونده های عمومی و بایگانی.
• امکان تعریف انواع دبیرخانه، بایگانی، کارتابل و انواع ارجاعات با دسترسی های متفاوت.
• تعریف تقویم کاری و مناسبت های مختلف.
• تعریف سطح دسترسی و امنیت سیستم بر اساس مسولیت و پست سازمانی.
• صندوق پیام ها برای مشاهده پیام های دریافتی.
• ایجاد ومشاهده کارتابل نامه، پیگیری نامه هاو نامه های ارسال نشده
• تعریف انواع اولویت مکاتباتی(عادی، فوری، خیلی فوری و…)
• مشاهده درختواره گردش نامه و آخرین وضعیت آن با توجه به دسترسی های مجاز(tracing)
• ثبت و کنترل اقدامات انجام شده بر روی نامه.
• ثبت تاریخ و ساعت عملیات انجام شده بر روی نامه(ارجاع، مشاهده،ا قدام و…)
• تعریف جانشین برای سمت های سازمانی.
• به گردش انداختن نامه های بایگانی شده.
• چاپ مشخصات فرستنده و گیرنده بر روی label.
• چاپ مشخصات گیرنده بر روی پاکت نامه
• وجود میز کار برای هر کاربر.
• محیط کاربر پسند.
• راهنمای فارسی آموزش سیستم.
• زمان و استفاده بهینه از منابع بویژه نیروی انسانی.
• تعیین جانشین برای هر یک از سمت های سیستم وایجادسطوح دسترسی.
• تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه.
• استفاده از تمامی قابلیت های ویرایشگرMicrosoft Word بطور مستقیم از داخل سیستم.
• دریافت و ارسال انواع فایل و پیام جهت انجام امور شخصی یا روان سازی امور اداری.
• متمایز کردن نامه های مشاهده شده و مشاهده نشده.
• متمایز کردن نامه های اقدام شده و اقدام نشده.
• بایگانی نامه های دریافتی و ارسالی در پرونده های الکترونیکی.
• مشاهده سوابق و ارجاعات و پاراف های انجام شده بر روی یک نامه.
• امکان مشاهده وضعیت نامه، پیگیری نامه پس از ارجاعات مختلف
• کنترل سطح دسترسی کاربران هنگام ارجاع نامه.
• امکان ارسال گروهی نامه.
• امکان ارجاع گروهی نامه(ارجاع همزمان به چند نفر)
• امکان اخذ گزارشات و فراخوانی آن.
• گزارش گیری از نامه هایی که ثبت شده ولی هنوز ارسال نشده.
• گزارش از نامه های موجوددر پرونده های مختلف در بازه های زمانی مختلف.
• گزارش از لیست نامه های دریافتی اقدام نشده برای هر کاربر.
• گزارش از لیست نامه های دریافتی از کارتابل های مختلف.
• قابل اجرا در کلیه سیستم عامل هایwin8،win7 ، xp،vista ، ۲۰۰۸ .۲۰۱۲
• تهیه نسخه پشتیبان[۱] به صورت دوره ای و اتوماتیک.
• با قابلیت تبدیل شدن سیستم به زبان های انگلیسی، عربی، آلمانی، فرانسوی و ایتالیایی قبول سفارش به زبان های دیگر.(علینقی پور،حجت و صمدی، اسماعیل، ۱۳۸۹، ص ۴۸-۴۳)

 

نمودارزیررابطه بین چرخه مدیریت عملکرد را با دیگر ابعاد مدیریت، مدیریت منابع انسانی منابع انسانی را نشان می دهد.نمودار مبین این امر است که پس از انتخاب و استخدام مناسب و شایسته محور( که باید پیدا دهدکه بین فرد و شغل مناسب لازم و کافی وجود دارد)مدیریت عملکرد می تواند از طریق ارزیابی رفتارها و عملکردها، پاداش دادن به رفتارها و عملکرد مطلوب و آموزش های لازم اثر گذاری زیادی بر عملکرد کارکنان داشته باشد.مدیریت عملکرد کارکنان از اصلی ترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است.که با سایر فرآیندهای این حوزه بویژه آموزش، پاداش، ارتقاء، انتصاب و استعداد یابی مرتبط و بر آنها موثر است.

 

 

 

 

           شکل۱-۲-۲ رابطه بین چرخه مدیریت عملکردبا مدیریت منابع انسانی

انتخاب

مدیریت عملکرد

پاداش

آموزش و توسعه

عملکرد

 

 

 

 

 

 

این نمودار نشان دهنده ارتباطی است که از یک سو بین فرآیندها (چرخه) مدیریت عملکرد با دو فرآیندمهم دیگر(استخدام و آموزش)و از سوی دیگر بین هر سه فرآیندبا استراتژی سازمان وجود دارد.

شکل۲-۲-۲ رابطه مدیریت عملکرد با (استخدام  و آموزش)واز سوی دیگر بین هرسه فرایند با استراتژی سازمان

آموزش و توسعه

مدیریت عملکرد

استراتژی سازمان

کارمند

 

 

 

 

 

 

۴-۲-۲ نقش مدیریت عملکرد در موقعیت استراتژیک سازمان

اهمیت موضوع مدیریت عملکرد کارکنان و نقش آن در موقعیت استراتژیک سازمان ها به اندازه ای است که بسیاری از شرکت ها و سازمان های موفق ایران وجهان، قابلیت و مهارتی به نام مدیریت عملکرد کارکنان را در خدمت قابلیت های مدیریتی خود گنجانده اند و از همه مدیران و سرپرستان خود انتظار دارندکه عملکرد و (رفتار)کارکنان را با شایستگی و اثربخشی مطلوب مدیریت کنند.

به عنوان نمونه می توان از سازمان ملل متحدنام برد که مدیریت عملکردرا یکی از ۶ قابلیت و شایستگی همه مدیران و سرپرستان خود معرفی کرده و طی آن مدیرانش انتظار دارد که:

• نقش کارکنان و انتظاراتی که از کارکنان دارد را روشن کند.
• کار و مسولیت را به کاردان (مناسب ترین فرد ممکن)ارجاع دهد.
• در نقش یک مربی از عملکرد ورفتار مطلوب کارکنان حمایت و آنها را هدایت نمایند.
• برعملکرد کارکنان نظارت کنندو به دیگران بازخوردهای سازنده و مفید بدهند.
• از ریسک پذیری،ابتکار عمل خلاقیت کارکنان در مسیر تحقق عملکردهای مطلوب حمایت کنند.
• عملکرد کارکنان را منصفانه ارزیابی کنند.
• از رشد و توسعه مهارتها و قابلیت های کارکنان در جهت بهبود مستمر عملکردها و رفتارها حمایت فعال و مشتاقانه داشته باشند.(ابوالعایی،۱۳۸۹).

 

 

 

۵-۲-۲ عوامل موثر بر عملکرد کارکنان

۱-۵-۲-۲ استعداد

استعداد،به عنوان ترکیب پیچیده ای از دانش، مهارت و توانایی های شناختی و پتانسیل کارمندان شناخته می شود.(تامر،۲۰۰۶).

تعدادمعدودی از کارمندان که ایده، دانش و مهارت آنهااین پتانسیل را خلق می کندکه با منابعی که در اختیارشان قرار گرفته است تناسب ندارد. (گافی ، اندجونس،۲۰۰۷).

۲-۵-۲-۲ منابع

تخصیص منابع یکی از فعالیت های اصلی مدیریت است.که اجرای استراتژی را امکان پذیر می سازد.هر سازمان، دست کم، چهار نوع منبع دارد، که برای تامین هدف های مورد نظر باید تخصیص یابند:منابع مالی، منابع فیزیکی، منابع انسانی و منابع فنی(فن آوری).

تخصیص دادن منابع به بخش هاو واحدهای وظیفه ای بدان معنا نیست که همه استراتژی ها به شیوه موفقیت آمیز به اجرا در خواهند آمد.عوامل زیادی مانع از این می شود که منابع به شیوه ای اثربخش تخصیص یابندکه برخی از آنها بدین قرار است: اعمال مقررات بسیار شدیدبر فرایند تخصیص منابع، تاکیدبسیار زیادبر معیارهای مالی کوتاه مدت، سیاست بازی های سازمانی، هدف های استراتژیک مبهم، بی میلی به پذیرش خطرونداشتن دانش کافی. به طور کلی برنامه ها، کارکنان،اعمال کنترل ها و تعهدات کارکنان باید به حیات منابع ارائه شده جان ببخشد.(فرد آر.دیوید[۱]،۱۳۸۴،ص۴۳۸-۴۳۷).

 

۳-۵-۲-۲ انگیزه

انگیزش، عبارت است از حالتی درونی که انسان را به انجام فعالیت خاصی ترغیب می کند.برخی از صاحب نظران انگیزه را همان نیاز، خواسته، تمایل یا نیروی درونی می دانندکه افرادرا، برای انجام کار، راغب می سازد! (رضائیان،۱۳۸۷،ص۴۴۴).

۴-۵-۲-۲ هدف[۲]

هدف، نتایج یا حالت هایی ازآینده که وصول به آن مورد نظر می باشد.هدف های یک سازمان یا موسسه را به هدف های اصلی وفرعی تقسیم کرده اند، از هدف های اصلی هر موسسه یا سازمان که مدیران در مورد آن اتفاق نظر دارند، بقاء[۳]و توسعه[۴] آن موسسه است.(اصول و مبانی مدیریت،جاسبی،ص۱۴۴).

۵-۵-۲-۲ پشتکار

داشتن پشتکار، تفاوت ظریف بین شکست و کامیابی است.(سارنف)

برای پیشرفت سه چیز لازم است:اول پشتکار، دوم پشتکار و سوم پشتکار. (لردآویبری).

هیچ چیز جای استقامت و پشتکار را نمی گیرد، از استعداد وبلوغ هیچ کاری ساخته نیست.(کن بلانچارد).

پشتکار، به خاطر مشکلات و موانع موجود بر سر اقدامات کارآفرینانه، پشتکار و استقامت بسیار درخلق محصول، فرایند یا شرکت جدید از ملزومات موفقیت کارآفرین به حساب می آید.موفقیت بعضی کارآفرینان و حتی در مواردی موفقیت افسانه ای آنان، ناشی از استقامت در تحلیل هایی از ریسک وبازده است.که بنابردیدگاه کارآفرین بر توقف فعالیت های وی تاکید می کند. (آرتورلیپر،۱۹۹۸).

۶-۵-۲-۲ فرصت

امام علی (ع) می فرماید: (اضاعه الفرصه غصه )از دست دادن فرصت ها، اندوه بار است.

فرصت عبارت است از، موقعیت مساعد برای موفقیت فرد، سازمان و جامعه در رسیدن به یک هدف.

فرصت عبارت است از، منفعت بالقوه، منفعت نهفته، وضعیت و شرایطی که از قابلیت تبدیل شدن به منفعت برخوردار است. فرصت:ارزش بالقوه+ارزش نهفته

فرصت عبارت است از، عامل یا وضعیتی که بر فرد تاثیرمثبت و مطلوب می تواند داشته باشدیا می تواند فرد را در انجام وظایف یا تحقق اهداف، کمک کند.

 

۷-۵-۲-۲ دانش و مهارت

دانش از مغز انسان سرچشمه می گیردو مبتنی بر اطلاعاتی است که با تجربه، باورها و ارزش های شخصی، همراه با تصمیم و عمل وی، دگرگون و بارور می شود.این اطلاعات را شخص تعبیر می کند و آنها را در موارد نیاز به کار می بندد.دانش هر شاخص با دانش فرددیگری که همان اطلاعات را دریافت می کندیکسان نیست.دانش همان صورت ذهنی ایده ها، واقعیت ها، مفاهیم، داده ها و تکنیک های ثبت شده در حافظه انسان است.

مهارت، درک و دانش عمیق وتخصصی در یک رشته معین است.که بسیار فراتر از حد متوسط است.هر فرد ماهر می تواند در رشته تخصصی خود دانش و راه حل های منحصر به فرد و جدیدی خلق و پیدا کند.به این معنا، مهارت حاصل از تجربه، تربیت و آموزش است که از همان آغاز و به تدریج طی یک مدت زمان طولانی در شخص ایجاد می شودو اساساًدر همان شخص باقی می ماند.همچنین در حالی که بسیاری از مولفان بر اهمیت تفاوت بین داده ها، اطلاعات و دانش تاکید می کنند.این تفاوت ها همواره خیلی آشکار نیستند.در این صورت دانش و مهارت را می توان به صورت سلسله مراتب نشان داد.(دونپورت و پروساک،۱۹۹۸،ص۲۰۳).

۶-۲-۲ رابطه بین رضایت و پاداش با عملکرد

                                          پاداش

 

                                        انجام کار

                       رضایت                         قصدوکوشش

                             شکل۳-۲-۲ رابطه (رضایت،پاداش) با عملکرد        

براساس مدل فوق قصد فرد برای انجام کار تحت تاثیر رضایت و پاداشی است که برای آن کار مرتبط است.رضایت و پاداش ناشی از انجام کار (عملکرد) هستندو برکوشش و قصد فرد برای انجام کار اثر می گذارندهمچنین رضایت و پاداش نیز بر هم موثرهستند ولی نکته اساسی این است که انجام کار مستقیماً تحت تاثیر قصد وکوشش قرار دارد. (الوانی،ص۱۶۳-۱۶۲).

 

 

[۱] .F.R.David

[۲] .Goals

[۳] .Survival

ارگونومی در مکانیزاسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با یان حال ، ناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند، اغلب آنها دچار سردرد، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود .

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند. و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

   ۲۲ -۲- ۲صحت

    درجه سازگاری داده های نمایش داده شده و ذخیره شده با ارزش صحیح(طالقانی،۱۳۸۲،ص۶۳).

۲۳-۲-۲اقتصادی بودن

مقرون به صرفه بودن به لحاظ نتایج از آنالیزهای منفعت، هزینه. به عبارت دیگر مجموعه اقدامها برای ترکیب اطلاعات مربوط به مخارج یک برنامه و اطلاعات مربوط به دستاوردهای آن که عبارت تحلیل سود وهزینه هم در مورد آن صدق می کند.(دولان و همکاران،۱۳۸۱،ص۶۰۵).

۲۴-۲-۲ دقت

افزایش توانایی انجام کار همزمان با کاهش خطاهای انسانی در حین انجام کار به واسطه استفاده از تجهیزات لازم.

۲۵-۲-۲ سرعت

ارائه خدمات بیشتر در زمان کمتر به مراجعه کنندگان.

۲۶-۲-۲ سطح تحصیلات

شواهد نسبتاًپایداری حاکی از آن دارد که با ثابت نگه داشتن سطح شغل، میان سطح تحصیلات فرد و شغل او، رابطه ای منفی وجود دارد.(هومن،۱۳۸۱، ص۸۷).

 

۲۷-۲-۲ همکاران

همکاران کارکنان سازمان هستند که در تعامل با هم بوده و به جنبه های اجتماعی محیط کار مرتبط است، البته افراد از لحاظ تمایل به حمایت همکاران با هم متفاوت هستند.(قلی پور،۱۳۸۶، ص۱۲۵).

۲۸-۲-۲ مهارت

کارکنان هر چه بتوانند اندوخته ها، تجربیات و مهارت های خود را بهتر به کار ببرنداز رضایت بیشتری برخوردار خواهد بود(مقیمی،۱۳۷۷، ص۳۸۷).

۲۹-۲-۲ سابقه خدمت

به عقیده تیلور و وبر دوره رضایت شغلی در طول زمان یک خم U شکل ، منطبق است یعنی در سال های اولیه اشتقال، رضایت شغلی بالا است و سپس کاهش می یابدو بعد از آن افزایش می کند.( هومن،۱۳۸۱، ص۸۵).

۳۰-۲-۲ سیستم کارکنان دانشی[۱]

مدیران وکارکنان را مجموعا کارکنان دانشی گویندعنصر اصلی در فعالیت آنها دانش است. منشی ها و کارکنان دفتری،گروه دفتری را پشتیبانی می کنند.

بر اساس تفکر نوین برای کار دانشی در امور اداری مدرن، نقش مهم و ویژه ای در نظر گرفته شده است. وظایف اصلی کارکنان دانشی برخلاف کار فیزیکی عبارتست از تشخیص یک مساله، یک فرصت احتمالی، تصمیم گیری، نظارت و زمان بندی برنامه ها، کارکنان دانشی(عمومی و فنی)کسانی هستند که درگیر تجزیه و تحلیل موقعیت ها، ارزیابی روش های مختلف انجام کار، تصمیم گیری یا پیشنهاد روش، با بهره گرفتن از اطلاعات می باشند.

برای آن که این جنبه خلاقانه حل مساله با فعالیت ها جاری محیط کار ترکیب نشود، کارکنان دانشی باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیت ذیل را دارا باشد.

• وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات سریع و مناسب را داشته باشد.(سیستم اطلاعات مدیریت با سیستم مدیریت پایگاه داده ها)
• وظیفه انجام محاسبات و ارائه راه حلهای مختلف را داشته باشد(سیستم پشتیبانی تصمیم گیری)

امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد.(مانندسیستم پست الکترونیکی یا EMAIL) (صرافی زاده ،ص ۱۳۸۳،ص۷۰-۶۹).

۳۱-۲-۲ تعریف عملیاتی واژه ها و اصلاحات دقیق

۱-۳۱-۲-۲ داده[۲]

داده، در واقع از طریق مشاهدات، تحقیقات و روش های تحقیق (مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده)و ضبط نتایج درباره وقایع ویا رفتار انسانی تحصیل می شوند.

۲-۳۱-۲-۲ بازخورعملکرد

یک فرآیندباخورموثر، کارکنان رادرجریان چند و چون کارشان بر یک مبنای منظم قرار می دهد.اگردر سازمان فرآیندبازخور نباشدو از ضعف عملکرد خود مطلع نگردند، انتظار مدیر نسبت به بهبود عملکرد کارکنان غیر واقعی است.

 

 

 

۳-۳۱-۲-۲ میزان غیبت در کار

تعریف معمولی از غیبت اشاره به غیبت های غیر موجه دارد، اما علاوه بر این تعاریف متعددی از غیبت وجود دارد؛ نظیر کل زمان غیبت در مقابل میزان وقوع حوادث جابجایی در کار.

۴-۳۱-۲-۲ جابجایی در کار(ترک خدمت)

میزان خاتمه خدمت هایی که بصورت داوطلبانه صورت می گیرد و معمولا از طریق مراجعه به اسناد بایگانی شده، قابل تشخیص است.

۵-۳۱-۲-۲ روحیه

روحیه،به عنوان پدیده ای گروهی که متضمن تلاش مظاعف، یکی شدن اهداف فرد و سازمان و ایجاد تعهد و احساس تعلق می باشد، مد نظر قرار گرفته است.روحیه مساله ای گروهی بوده و انگیزش موضوعی فردی به شمار می رود.

       ۶-۳۱-۲-۲ کنترل

         میزان و توزیع کنترل مدیریت در یک سازمان است که به مدد آن رفتار اعضای سازمان تحت                       نفوذ قرار گرفته و جهت داده می شود.

       ۷-۳۱-۲-۲ محیط

         هرسیستم توسط محیطی خاص احاطه شده و از عواملی از قبیل عوامل فرهنگی، طبیعی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی متاثر بوده و برآنها تاثیر می گذارد.این تاثیر و تاثرجریانی  یکجانبه نیست وجنبه متقابل دارد. بنابراین محیط هر سیستم را مجموعه ای از عوامل تشکیل می دهدکه با این که جزء سیستم نیستند، اما تغییردر هر یک از این عوامل محیطی می تواند باعث تغییراتی در سیستم شود.

سیستم برای ادامه بقا باید پاسخگوی نیازهای محیطی نیز باشد و خودرا با شرایط و اوضاع و احوال محیط خود تطبیق دهد.(خانم دکتر عطاریان،۱۳۹۱،ص ۴۶).

[۱] .knowlege workers

دولت الکترونیک

دولت الکترونیک، به صورت مختلفی تعریف می شود که برخی از آنها عبارتند از:

• • تعریف به معنای اطلاع رسانی و خدمات رسانی دقیق و کارآمد در ۲۴ ساعت شبانه روز،۷روز هفته و ۳۶۵ روز سال از طریق وسایل ارتباطی گوناگون مانند تلفن و اینترنت و …… می باشد.

• • به کار گیری فن آوری اطلاعات و ارتباطات در ارائه خدمات اجتماعی ، اداری و اقتصادی بخصوص در بخش دولتی برای بالا بردن بهروری و نیز بهبود خدمات وارائه اطلاعات به شهروندان تجار و کسبه است.

• دولت الکترونیک، به عنوان بستر و فرایند مدیریت بدون کاغذ بر حکومت مطرح است.ودر آن در نهایت بساری از ارتباطات بین اداره ها(با هم و یا مردم)از طریق کانال های چند رسانه ای صورت میگیرد.
• دولت الکترونیک، باعث می گرددکه کلیه شهروندان، شرکت های تجاری، سازمان های دولتی و کارمندان دولت از طریق وب سایت ها در شبکه اینترنت و بدون محدودیت مکانی و زمانی به اطلاعات و خدمات دولتی دسترسی پیدا کنند.
• دولت الکترونیک شکلی است از(Commerce-E) که توسط بخش دولتی مورد استفاده قرار می گیرد.دولت الکترونیک یعنی خدمات دهی و تبادل اطلاعات به صورت درون سازمانی /برون سازمانی که از طریق بهره گیری از ابزارهای مبتنی بر فنآوری صورت می گیرد.

 

 

 

 

۳۳-۲-۲ اهداف دولت الکترونیکی

هدف اصلی دولت الکترونیکی،فراهم آمدن(محیط دیجیتالی )برای ارائه اطلاعات، ایجاد ارتباطات وارائه خدمات است.تهیه و تدارک اطلاعات کامل و جامع در زمینه فرآیندهای اجرایی، اوراق و فرم های موجود بر روی اینترنت در زمینه ارائه اطلاعات و تسهیلات برای ثبت وبایگانی فرم های الکترونیکی و ابلاغ های رسمی ارائه شده از طریق پست الکترونیکی و تشکیل میزگردهایی در مورد موضوعات روز و مورد علاقه مردم،نمونه هایی از انجام ایجاد ارتباطات است.امور پیچیده مربوط به رفع نیازهای عمومی و تجاری مردم (البته تا حد مجاز و قانونی)خواسته ها و نیازهای مشتریان، سازمانها و دفاتر عمومی و دولتی نمونه هایی از ارائه خدمات است.در این راستا استفاده از فن آوری مدرن، سطح خدمات ارائه شده از سوی یک نهاد یا ادارات دولتی را به طور چشمگیری گسترش می دهد.با تغییراتی که در قوانین(برخی کشورها) پدید می آید.فرآیندهای اجرایی که پیش از مستلزم وجود نوشته های فیزیکی بود به روش الکترونیکی پردازش خواهد شد.

برای مثال امضاهای الکترونیکی معتبر بوده و از لحاظ قانونی هم ارزش با امضای دستی و روی کاغذ است. این بدان معنی است که در ایجاد دولت الکترونیکی در راستای ارائه خدمات عمومی، مانعی سد راه نخواهد بود می توان گفت که هدف دولت الکترونیک، استفاده از پتانسیل های فناوری اطلاعات و ارتباطات به منظور تغییر دولت، از سازمان محوری[۱] ارائه خدمات محدود، به سمت شهروندمحوری[۲] ارائه خدمات جامعه دولتی به شهروندان،بازرگانان و غیره است.بعضی از اهداف دولت الکترونیک را می توان چنین برشمرد:

• ارائه خدمات بهتر.
• تاثیر مثبت برقیمت و کارآیی خدمات.
• مشارکت بیشترمردم در امور دولتی.
• ارائه و بکارگیری روش های مناسب برای ارائه جامعه.

۳۴-۲-۲ دولت الکترونیک و امکان سنجی استقرارآن در ایران

گسترش روز افزون ارتباطات و تاثیر آن برفضای اقتصادی، اجتماعی و سیاسی جوامع، پیچیدگی ناشی از پیشرفت سریع و شتابان فن آوری وجود دولتی کارآمد و به روز را به منظور انجام وظایف حکومتی ضروری می نماید. در مورد دولت، چگونگی کارکرد آن، مکانیزم های درونی و رابطه آن با سایر نهادهای جامعه نظریه های مختلفی مطرح شده است.علی رغم تفاوت های روش شناختی این نظریات ،همه آنها بر این مساله تاکید دارندکه دولت می بایست برای انجام وظایفش کارآیی خود را بالاببرد.از جمله راه کارهای ارتقاء کارآیی دولت، پیاده سازی و استقرار سیستم هایی است.

که به طور خلاصه به دولت الکترونیکی مشهور می باشند. دولت الکترونیک یکی از پدیده های مهم حاصل از به کارگیری فن آوری اطلاعات و ارتباطات است.که تحولات عمیقی را در شیوه زندگی بشر امروز ایجاد کرده است.((دولت الکترونیکی عبارت است از استفاده از فن آوری، مخصوصا کاربردهای مثبتی بر وب، تجارت الکترونیکی و سایت های الکترونیکی، برای افزایش دسترسی و ارائه خدمات و اطلاعات به شهروندان، شرکای تجاری، کارکنان وسایر موسسات)) این روشها، زمینه بالقوای برای کمک به ایجاد رابطه ساده،روان و موثر بین دولت و موسسات دولتی با شهروندان و همچنین با ارائه اطلاعات و خدمات ارزان قیمت، فوری و فراگیر به کلیه گروه های تجاری استفاده کننده است.

بنابراین وظیفه دولت الکترونیکی ارائه اطلاعات و خدمات از طریق اینترنتON-LIN یا سایر وسایل دیجیتالی است.

چندی است که اصلاحات ساختار اداری در کشور آغاز شده است.هدف اصلی این اصلاحات بهبود در شیوه، روش و روند انجام امور اداری و کاهش بوروکراسی و تشریفات زائد ادری می باشد . این مشکلات و مسائل مدتهای مدیدی است که سازمان اداری و دولتی کشور را دچار تنش و آشفتگی کرده است و باعث شکایت و نارضایتی برون سازمانی و درون سازمانی شده است این مسائل در سازمانهای دولتی به خوبی باعث ایجاد مشکلات شده است.

بوروکراسی پیچیده، اهداف متداخل و بعضاً متضاد در این سازمان ها باعث عدم دسترسی به اهداف سازمانی شده و در نتیجه نارضایتی هایی بر اثر چنین به وجود آمده است.ازسوی دیگرانتظارات افراد در مورد خدمات و محصولات و نیز نحوه و کیفیت ارائه آن به طور روز افزون در حال تغییر است و دولت نیز باید پاسخگوی این نیازها و انتظارات باشد.آنان خواهان آن هستند که ساعات کار موسسات دولتی افزایش یابد و آنان هرزمان که خواستند کارهای خود راانجام دهند، در صف ها معطل نشوند، خدمات با کیفیت تری دریافت کنند، خدمات و محصولات ارزان تری به دستشان برسد و موتردی از این دست که پاسخگوترین شکل دولت برای این انتظارا ت در حال حاضر ((دولت الکترونیک))است.

ضرورت دولت الکترونیک از آن جا ناشی می شودکه باعث یکپارچگی و تغییر شکل در ارائه خدمات و نیز تهیه اطلاعات برای شهروندان متوسط شاخص شده است.دولت الکترونیک در جهان ۴۲۶۷/۰است این در حالی است که این شاخص در کشورمان۳۸۱۳/۰ می رسد.در تعیین شاخص دولت الکترونیک معیارهایی از جمله خطوط تلفن ثابت و همراه مورد توجه قرار می گیرد.شاخص توسعه نیروی انسانی و شاخص ملل متحد است. همچنین مقدار این شاخص که بیشتر وضعیت زیر ساخت و پیشنیازهایی لازم برای توسعه فن آوری اطلاعات در ایران است.     

لازم به ذکر است طبق آخرین تحقیقات سازمان ملل ایران از نظر فن آوری اطلاعات در میان کشورهای جهان رتبه ۱۰۷ را به خود اختصاص می دهد. نظر براین که روند اجرایی برنامه های اصلاحات ساختاری در نظام اداری کشور از کندی خاصی برخوردار است.واساساً بدون گذر از این مرحله، امکان مدیریت صحیح برنامه های توسعه اقتصادی توسط دولت وجود نخواهد داشت.

مقتضی است تا از طریق شناسایی موانع و چالش های استقرار دولت الکترونیک در کشور و تسریع در پیاده سازی آن، برنامه های اصلاح ساختاری نظام اداری کشور با سرعت بیشتری دنبال گردد.(انبری خلیل،۱۳۹۲).

۳۵-۲-۲ موانع گسترش دولت الکترونیک

• عوامل سازمانی و اداری
• عوامل فرهنگی
• کمبودمنابع
• عدم احساس نیاز به وجود دولت الکترونیک
• عدم حمایت مدیران ارشد سازمان ها
• ناتوانی در مرزبندی بین اطلاعات محرمانه و اطلاعاتی که باید در دسترسی شهروندان و بنگاه های اقتصادی قرار گیرد.
• هزینه سنگین ایجاد، نگهداری و توسعه شبکه های اطلاع رسانی و پایگاه های اطلاعاتی.
• کمبود تخصص فنآوری اطلاعات در برخی کشورها(همان منبع).

۳۶-۲-۲ ارتباطات سازمانی

مراد از ارتباطات در سیستم های اطلاعاتی این است که افراد مناسب و واجد صلاحیت اطلاعات درست را در زمان مناسب و با وسیله ارتباطی مناسب، ارسال یا دریافت کنند.اطلاعات که از طریق فراگرد ارتباطات در سازمان مبادله می شود باید دارای سه ویژگی خاص باشد:

• بهنگام بودن
• صحیح بودن
• مرتبط بودن

به کار گیری (IT/IS ) در سازمان ها شکل کلی ساختار و در نتیجه مسیرهای ارتباطی را در سازمان تحت تاثیر قرار داده است.تکنولوژی اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی می توانند اطلاعات را بی واسطه از گروه های عملیاتی به مدیران ارشد برسانند و همچنین تصمیمات و اطلاعات مدیران ارشد را نیز به سرعت به گروه های عملیاتی منتقل کنند.بدون به کارگیری(IT/IS) ساختار سازمانی همچون هرمی میگرددکه تمامی تصمیمات در راس آن اتخاذ می شود.با وارد شدن (IT/IS) به سازمان، اغلب مدیران میانی که نقش رابط بین مدیران ارشد و سطوح عملیاتی را دارند حذف می شوند و ساختار سازمان شکل حرف(T) وارونه را به خود می گیرد.

با نهادینه شدن (IT/IS) در سازمان ،اطلاعات به گونه ای پیوسته از هر سو جمع آوری شده و در سطوح سازمان جریان می یابد.(دکتر فرهنگی،دکترصفرزاده،خادمی،۱۳۹۱،ص ۲۷۲-۲۷۱).

 

[۱] .Agencycentric