ب) مزایا

۱- نظارت و کنترل بدون وقفه بر فعالیت های سازمان

۲- امکان برنامه ریزی استراتژیک مدل‌های تصمیم

۳- کاهش حدس و گمان در تصمیم گیری های مربوط به حل مشکلات با بهره گرفتن از مدل های تصمیم گیری

۴- امکان تبدیل داده های خام به اطلاعات مفید با بهره گرفتن از نرم افزارهای مناسب برای بهره برداری در سطوح مختلف مدیریت سازمان

۵- امکان استفاده از سیستم های خبره مبتنی بر هوش مصنوعی برای تشکیل پایگاه مکانیزم های استنتاج

۶- کاهش هزینه های ستادی با اجرای عملیات مکانیزه کامپیوتری

۷- داشتن اطلاعات صحیح و بهنگام (کتابی، ۱۳۸۵).

نکاتی که باید در ایجاد یک MIS مطلوب رعایت نمود:

1. 1. تهیه طرح اولیه کلان با انجام معماری سیستم اطلاعات، برای انجام فعالیت های مورد نیاز سازمان با تأکید بر تأمین اطلاعات ضروری، مفید و کامل.

1. 1. بررسی دقیق طرح پیشنهادی قبل از تصویب و اعمال نظرات اجرائی مدیران و کاربران سیستم MISدر طرح پیشنهادی.

1. 1. تأمین اعتبار و جذب امکانات و منابع مورد نیاز برای ایجاد MIS.

1. 1. حمایت قوی مدیریت ارشد سازمان در طول اجرا و پیاده سازی MIS در سازمان.

1. همکاری و مشارکت کاربران سیستم در طول پروژه پیاده سازی MIS (کتابی، ۱۳۸۵).

زیر مجموعه های سیستم MIS

سیستم های مدیریت اطلاعات نیروی انسانی، سیستم های مدیریت اطلاعات مالی و حسابداری، سیستم های مدیریت اطلاعات تولید و سیستم های اطلاعات بازاریابی و فروش که متکی بر پایگاه های مشترک و متقابل هستند از جمله زیر مجموعه های سیستم MISمی باشند. مدیران سیستم اطلاعات باید از دنیای حقیقی و سیستم های موجود در سازمان مطلع باشند تا بتوانند نقش مؤثری را ایفا کنند و به همین دلیل باید اطلاعات صحیح در اختیارشان قرار گیرد. یکی از نقش های مهم مدیر سیستم های اطلاعات، آگاهی و تفسیر از عوامل محیطی و بیرونی سازمان است. مدیران سیستمِ اطلاعات باید از ارزش‌های سیستم های موجود و اینکه سیستم های دستی موجود چه اطلاعات و نقشی را بعهده دارند، مطلع گردند. عملاً مدیر سیستم اطلاعات برای طراحی و کنترل به معاون ارشد گزارش می‌دهد. در بسیاری از سازمان‌ها، شاخه معاونت سیستم اطلاعات به وجود می‌آید که گزارش خود را مستقیماً به مدیریت عالی تسلیم می‌دارد (مؤمنی،۱۳۷۲).

MIS مزایایی چون ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیق تر، گردآوری داده های مطمئن تر و پردازش سریع تر داده و تبدیل آن به اطلاعات برای مدیران داشته و از سیستم های اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و ایجاد انگیزه، گزارش‌دهی و کنترل استفاده می‌گردد ضمن آنکه این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کارایی، در مدت زمان بسیار کَمی در سازمان انجام می‌دهد. برای انجام این امور دارا بودن واسطی به نام مدیریت اطلاعاتی جهت ارائه بهتر خدمات برای مدیریت، ضروری می‌باشد. در مؤسساتی که به استفاده از مدیر سیستم های اطلاعات مدیریتِ اولیه مبادرت نمودند، مانع عمده در استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت، خودِ مدیران می‌باشند. یک گروه از مدیران مرتبط، ‌در مورد دانش رایانه اطلاعی ندارند، آنان از کارهای خود آگاه بوده و می دانند چگونه مسائل را حل کنند؛ لیکن به اندازه کافی ‌در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تأمل نمی کنند، در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً ‌از سیستم مدیریت اطلاعات، چه می خواهند دشوار است. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل است، زیرا دانسته های آنان از مدیریت کم بوده و نمی دانند چه سؤالاتی را پرسش نمایند. با طی زمان، مدیران درباره رایانه و فرآیندهای مورد اِجرا در حل مسائل تجربه آموخته و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فرا گرفتند. سیستم های مدیریت اطلاعات برای انطباق بیشتر با نیازهای مدیران اصلاح و توسعه یافت، و در نهایت جایگاه سیستم مدیریت اطلاعات به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم گردید. سیستم مدیریت اطلاعات به دو طریق عمده در حل مسأله کاربرد دارد:

الف) منبع اطلاعات را در پهنه سازمان فراهم می کند.

ب) به شناسایی و درک مسأله کمک می‌کند.

هدف اصلی از سیستم مدیریت اطلاعات این است که برای مدیران علائم مسأله یا احتمال وقوع مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سیستم مدیریت اطلاعات آن است که نمی‌تواند نیازهای خاص هر فرد را بَر طرف و مسائل شخصی و تعریف نشده را برآورده سازد. اغلب اوقات سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی کند؛ لذا مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم، در پاسخ به چنین نیازی به وجود آمد (مک لوید، ۱۳۷۸).

عناصر سیستم های مدیریت اطلاعات

1. 1. سیستم پردازش داده ها (TPS)^[60]

1. 1. سیستم پشتیبانی تصمیم گیری (DSS)^[61]

1. 1. سیستم اطلاعاتی مدیران عالی (EIS)^[62]

1. 1. سیستم های خبره (ES)^[63]

1. سیستم ارتباط (CS)^[64]

۱- سیستم پردازش داده ها(TPS): از نکات مهم در سیستم مدیریت اطلاعات، نیاز آن به دستیابی سریع داده های مورد لزوم است. این نکته در سیستم پردازش داده ها از اهمیت شایانی برخوردار است.

هنگامی که داده ای به بیلیون و تریلیون بایت داده موجود در بانک اطلاعاتی افزوده می شود، رایانه باید قادر به برقراری ارتباط میان داده تبادلاتی با داده های بانک اطلاعات باشد تا بتواند عملِ پردازش را انجام سازد.

سیستم های پردازش عملیاتی، اطلاعات بسیار وسیع و جزئی با ارزشی دارند که برای فعالیت های عملیاتی سازمان لازم است. به ‌عنوان مثال در صنعت پوشاک این سیستم ها، اطلاعات زیر را در بَر دارند: تاریخ، مُدل، رنگ، سایز، شماره صورتحساب، کمیت خرید و غیره. ردیابی این اطلاعات جزئی، امکان کارکرد درست تر، کاراتر و منعطف را به سازمان می‌دهد. ولی این سیستم، اطلاعات بسیار وسیع تر و کلی را برای مدیران، که وقت بسیار کمی دارند، تولید می‌کند. چرا که آن ها وقت ورق زدن و ملاحظه حجم زیاد اطلاعات جزئی را نداشته و فقط به نتیجه خلاصه شده از میزان فروش، درصد سود و غیره را نیاز دارند (واتسون به نقل از فتح الهی، ۱۳۸۵).

۲- سیستم پشتیبانی (DSS): ابزار بهره وری در دست کارکنان متفکر است تا آن ها را درتمام تصمیم گیری ها، یاری رساند. پردازش تبادلات به موضوعات عملیاتی روتین، مربوط بوده و لذا DSS شامل کلیه اجزاء MIS و جزء پردازش تبادلات است. بیشتر توجهات امروزی در جهت برقراری MIS فعال تر جهت ‌پاسخ‌گویی‌ به نیازهای اطلاعاتی تصمیم گیرنده گان در سطوح عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیکی قرارگرفته است. در این بخش هدف، ارائه سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری نمی باشد.

از لحاظ اصطلاحی، سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری، یکی از انواع سیستم های اطلاعاتی است که به زبان ساده، عبارت است از مدلی که به صورت برنامه رایانه ای آماده شده است و مدیر می‌تواند با تغییر پارامترهای مختلف آن، نتایج خروجی مدل را ملاحظه کند. بعبارت دیگر آنالیزهای”چه می شود اگر”^[۶۵] را انجام دهد.